Zifahamu Hizi Hatari 5 Zinazotishia Mahusiano Yako na ShuleSoft: Kivipi Unaweza Kuzishinda?

Kama mmiliki wa shule, unaweza kujikuta katika mazingira ambayo yanahusisha hatari kadhaa zinazohusiana na matumizi ya mfumo wa ShuleSoft. Hapa chini, tutaangalia baadhi ya hatari hizi na jinsi zinavyoweza kuchangia wewe kushindwa kufanya maamuzi ya kutumia na namna unavyoweza kuzikabili:

1. Mizozo ya Maslahi (Conflicts of Interest):
   • Hii inatokea wakati mtu (staff member) anapohisi kuwa uwepo wa ShuleSoft katika shule yako unaweza kuhatarisha maslahi yake binafsi. Kwa mfano, mwalimu, IT, mhasibu au meneja anayefanya mradi wake mwenyewe anaweza kuwa na wasiwasi kuwa mfumo unaweza kumdhibiti kuendelea na upigaji wake wa kila siku au faida atakayoipata endapo atawaunganisha watu wake kama (referral). Kudhibiti hili linahitaji uwezo wako binafsi kwenye kuweza kudadavua na kupima mizani kwa kulinganisha taarifa unazopata logically bila kutumia hisia.
2. Mabadiliko ya Uongozi (Management Changes):
   • Wakati mmoja wa watu wanaotoa maamuzi anabadilika, eidha kwa kuacha kazi au kuondoshwa inaweza kuathiri utumiaji wa ShuleSoft hapo shuleni. Kwa mfano, ikiwa mtu aliyekuwa kinara wa kutumia na kufanya shughuli zake kwenye mfumo anaondoka, shule inaweza kushindwa kuendelea kutumia mfumo huo sababu hakuna mwingine ambaye anajuhudi katika kutumia mfumo.
   • Mabadiliko ya Wafanyakazi (Staff Changes): Kama pointi ya juu ilivyokwishaelezea. Baadhi ya shule zinategemea sana mtu mmoja au wawili kuendeleza matumizi ya mfumo. Ikiwa mtu huyu anabadilika au kuondoka, shule inaweza kukumbwa na changamoto katika kuendelea kutumia ShuleSoft.
   • Kudhibiti hili kwa upande wetu, tumepanua timu yetu ya support na kuweka mfumo wa call center ambapo watu wetu wanakua tayari kutoa msaada na mafunzo wakati wowote inapohitajika. Pili tuna utaratibu wa kutuma taarifa (email) ya mafunzo na masada wowote kwa mkurugenzi/mmiliki wa shule hili kutambua uzembe ulipotokea.
3. Kushindwa Kukabiliana na Mabadiliko (Inability to Adapt to Changes):
   • Baadhi ya watu wanaweza kuwa na uoga wa teknolojia au kushindwa kubadilika (ignorance). Hii inaweza kupunguza na kusababisha kuporomoka kwa shule. Huu mfumo uliundwa baada ya kufanyika uchunguzi katika shule za kiTanzania na kuyaainisha matatizo yanayozikumba zaidi shule hizi na ndipo tukaunda suluhisho ili kuwasaidia wamiliki washule kuweza kuendesha shule kwa ufanisi, kupata faida, huku wakitoa huduma ya kuelimisha kizazi kijacho.
   • Kudhibiti hili, wewe mwenyewe unapaswa kuelewa kwamba teknolojia ipo kwaajili ya kukusaidia kuona namna biashara yako inavyokwenda. Patia picha kama bado tungelikua katika zama za mawe, tungetumia muda gani kusaga mahindi kwa mawe ili tupate ugali? basi ShuleSoft ipo kwa lengo la kukutoa katika zama za mawe za makaratasi, na utumiaji wa mifumo mingi kufikia lengo moja. ShuleSoft ni kila kitu ndani ya kapu moja – Finance, Academic, Communication, Operation, Administration na Digital Learning.
4. Ukosefu wa Taarifa Sahihi (Lack of Right Information):
   • Baadhi ya shule hazina ufahamu wa kutosha kuhusu jinsi mfumo unavyofanya kazi, ada za huduma, na faida za kuwa na mfumo wa ShuleSoft. Elimu sahihi inaweza kusaidia kushawishi matumizi ya mfumo. Ndio maana tuko wazi kabisa kujibu swali lako lolote linalokutatiza, kabla ya kuamini taarifa unayoipata, au haupo clear na jambo fulani kuhusu sisi, jaribu kuwasiliana na nasi na tutafurahi kukupatia majibu yakutosheleza na vielelezo husika.
5. Uzushi na Habari za Uongo – Ushindani wa kibiashara:
   • Washindani wamekuwa wakisambaza habari za uongo kuhusu ShuleSoft, kama vile kudai kuwa mfumo umefungwa au taarifa za wateja haziko salama. Hili limechangia sana kwa shule kuogopa kufanya kazi na shulesoft. Tunashukuru mahakama kuweza kutoa tamko na kusafisha hewa juu ya hizi tetesi na taarifa zilizokuwa zikisambazwa kwaajili ya kuharibu.

Kwa kushirikiana na wafanyakazi, wazazi, na wanafunzi, unaweza kuchukua hatua za kuzuia na kushughulikia hatari hizi ili kuhakikisha kuwa ShuleSoft inachangia ufanisi katika shule yako. Taarifa zaidi zinapatikana katika website yetu: www.shulesoft.africa, mitandao ya kijamii Instagram, Linkedin, kwa kutupigia simu: 0748771580 na katika blog yetu.

Asante kwa kusoma. Karibu ShuleSoft